Construyendo la columna vertebral operativa de una empresa de viajes de lujo.
Construyendo la columna vertebral operativa de una empresa de viajes de lujo.
Desafío
Las complejas experiencias de los huéspedes se coordinaban a través de sistemas desconectados, lo que generaba tareas administrativas innecesarias, una visibilidad limitada y un mayor riesgo operativo.
El rápido crecimiento había generado complejidad operativa
PXM Explore es una empresa de gestión de destinos de lujo con sede en Puerto Escondido, Oaxaca, que crea experiencias de viaje personalizadas para visitantes internacionales.
Su oferta va mucho más allá del alojamiento. Una sola reserva puede incluir una villa de lujo, traslados al aeropuerto, chefs privados, alquiler de yates, DJs, sesiones de bienestar, experiencias de fitness y solicitudes de conserjería personalizadas.
Cada elemento puede involucrar a diferentes proveedores, horarios, condiciones de pago y requisitos de los huéspedes.
A medida que crecía el volumen de reservas, esta complejidad se volvía cada vez más difícil de gestionar. Se utilizaban HubSpot, hojas de cálculo, WhatsApp Business, correos electrónicos, llamadas telefónicas y actualizaciones verbales para coordinar diferentes partes del recorrido del cliente.
La información estaba fragmentada, la comunicación con los proveedores requería un esfuerzo manual considerable y el equipo carecía de una visión única y confiable de la experiencia completa de cada huésped.
Con la expansión de PXM Explore hacia los viajes corporativos, retiros ejecutivos, bodas y reservas de grupos, se necesitaba algo más que otra herramienta de gestión de proyectos. Se requería una base operativa capaz de respaldar el crecimiento continuo sin comprometer su servicio altamente personalizado.
La información de las reservas y de los huéspedes estaba dispersa en múltiples plataformas
La coordinación de proveedores dependía de una comunicación manual repetitiva
El equipo carecía de una visión completa del recorrido de cada huésped
Desafío
Las complejas experiencias de los huéspedes se coordinaban a través de sistemas desconectados, lo que generaba tareas administrativas innecesarias, una visibilidad limitada y un mayor riesgo operativo.
El rápido crecimiento había generado complejidad operativa
PXM Explore es una empresa de gestión de destinos de lujo con sede en Puerto Escondido, Oaxaca, que crea experiencias de viaje personalizadas para visitantes internacionales.
Su oferta va mucho más allá del alojamiento. Una sola reserva puede incluir una villa de lujo, traslados al aeropuerto, chefs privados, alquiler de yates, DJs, sesiones de bienestar, experiencias de fitness y solicitudes de conserjería personalizadas.
Cada elemento puede involucrar a diferentes proveedores, horarios, condiciones de pago y requisitos de los huéspedes.
A medida que crecía el volumen de reservas, esta complejidad se volvía cada vez más difícil de gestionar. Se utilizaban HubSpot, hojas de cálculo, WhatsApp Business, correos electrónicos, llamadas telefónicas y actualizaciones verbales para coordinar diferentes partes del recorrido del cliente.
La información estaba fragmentada, la comunicación con los proveedores requería un esfuerzo manual considerable y el equipo carecía de una visión única y confiable de la experiencia completa de cada huésped.
Con la expansión de PXM Explore hacia los viajes corporativos, retiros ejecutivos, bodas y reservas de grupos, se necesitaba algo más que otra herramienta de gestión de proyectos. Se requería una base operativa capaz de respaldar el crecimiento continuo sin comprometer su servicio altamente personalizado.
La información de las reservas y de los huéspedes estaba dispersa en múltiples plataformas
La coordinación de proveedores dependía de una comunicación manual repetitiva
El equipo carecía de una visión completa del recorrido de cada huésped
Solución
Combinamos ClickUp, automatización e IA para conectar reservas, proveedores, pagos y experiencias de los huéspedes dentro de un único sistema operativo diseñado a medida.
Un sistema operativo diseñado en torno a todo el recorrido del huésped
Comenzamos trazando el mapa de cómo opera PXM Explore desde el momento en que se recibe una consulta hasta la finalización de la estancia del huésped.
Esto significó mirar más allá de las tareas individuales y documentar cómo se conectan los clientes potenciales, las reservas, el alojamiento, las experiencias, los proveedores, los pagos, la comunicación con los huéspedes y las responsabilidades internas.
Luego, diseñamos y construimos una plataforma operativa a la medida dentro de ClickUp.
En lugar de simplemente transferir los procesos existentes a un nuevo software, rediseñamos los flujos de trabajo en sí mismos. Se automatizó la coordinación repetitiva, se unificó la información que estaba dispersa y se crearon relaciones claras entre cada parte de una reserva.
Ahora, una consulta puede pasar sin problemas de ser un cliente potencial a una reserva confirmada. Las villas, los traslados, las experiencias y las solicitudes de concierge están conectados al registro central del huésped, lo que le brinda al equipo una visión completa del itinerario y de todo lo necesario para llevarlo a cabo.
Cuando se reserva una experiencia, el proveedor correspondiente recibe automáticamente los detalles necesarios, incluyendo fechas, ubicaciones, requisitos del huésped y los montos estimados de las facturas. Los proveedores pueden confirmar directamente, y su respuesta se refleja en ClickUp sin que el equipo de operaciones tenga que buscar actualizaciones en diferentes canales.
La plataforma también incluye soporte operativo impulsado por inteligencia artificial. Puede buscar opciones de vuelos adecuadas utilizando la información de reserva existente y monitorear las condiciones climáticas en las estancias activas y las experiencias planificadas. Esto ayuda al equipo a identificar posibles interrupciones a tiempo, ajustar los itinerarios y comunicarse de manera proactiva con los huéspedes.
El resultado no es simplemente un espacio de trabajo en ClickUp. Es un sistema operativo conectado, diseñado en función de cómo PXM Explore vende, coordina y ofrece viajes de lujo.
Gestión centralizada de reservas y huéspedes
Coordinación y confirmaciones automatizadas de proveedores
Procesos conectados de villa, traslado y experiencia
Investigación de vuelos y monitoreo meteorológico con tecnología de IA
Canales dedicados para viajes corporativos, de bodas y grupales
Solución
Combinamos ClickUp, automatización e IA para conectar reservas, proveedores, pagos y experiencias de los huéspedes dentro de un único sistema operativo diseñado a medida.
Un sistema operativo diseñado en torno a todo el recorrido del huésped
Comenzamos trazando el mapa de cómo opera PXM Explore desde el momento en que se recibe una consulta hasta la finalización de la estancia del huésped.
Esto significó mirar más allá de las tareas individuales y documentar cómo se conectan los clientes potenciales, las reservas, el alojamiento, las experiencias, los proveedores, los pagos, la comunicación con los huéspedes y las responsabilidades internas.
Luego, diseñamos y construimos una plataforma operativa a la medida dentro de ClickUp.
En lugar de simplemente transferir los procesos existentes a un nuevo software, rediseñamos los flujos de trabajo en sí mismos. Se automatizó la coordinación repetitiva, se unificó la información que estaba dispersa y se crearon relaciones claras entre cada parte de una reserva.
Ahora, una consulta puede pasar sin problemas de ser un cliente potencial a una reserva confirmada. Las villas, los traslados, las experiencias y las solicitudes de concierge están conectados al registro central del huésped, lo que le brinda al equipo una visión completa del itinerario y de todo lo necesario para llevarlo a cabo.
Cuando se reserva una experiencia, el proveedor correspondiente recibe automáticamente los detalles necesarios, incluyendo fechas, ubicaciones, requisitos del huésped y los montos estimados de las facturas. Los proveedores pueden confirmar directamente, y su respuesta se refleja en ClickUp sin que el equipo de operaciones tenga que buscar actualizaciones en diferentes canales.
La plataforma también incluye soporte operativo impulsado por inteligencia artificial. Puede buscar opciones de vuelos adecuadas utilizando la información de reserva existente y monitorear las condiciones climáticas en las estancias activas y las experiencias planificadas. Esto ayuda al equipo a identificar posibles interrupciones a tiempo, ajustar los itinerarios y comunicarse de manera proactiva con los huéspedes.
El resultado no es simplemente un espacio de trabajo en ClickUp. Es un sistema operativo conectado, diseñado en función de cómo PXM Explore vende, coordina y ofrece viajes de lujo.
Gestión centralizada de reservas y huéspedes
Coordinación y confirmaciones automatizadas de proveedores
Procesos conectados de villa, traslado y experiencia
Investigación de vuelos y monitoreo meteorológico con tecnología de IA
Canales dedicados para viajes corporativos, de bodas y grupales
Resultado
PXM Explore obtuvo la base operativa para crecer mientras protege el servicio atento y personalizado que define la esencia de su marca.
Menos administración. Mayor visibilidad. Una experiencia de huésped más escalable.
La nueva plataforma transformó una colección de procesos fragmentados en un sistema operativo conectado que cubre casi todas las etapas del recorrido del cliente.
La administración manual de reservas se redujo en un estimado del 52 %, lo que le brinda al equipo más tiempo para enfocarse en los huéspedes, los socios y el crecimiento del negocio.
Los flujos de trabajo automatizados con proveedores redujeron el tiempo dedicado a coordinar reservas y confirmaciones en aproximadamente un 70 %. El equipo de operaciones ahora puede ver qué servicios se han confirmado, qué necesita cada proveedor y dónde se requiere acción sin tener que buscar entre correos electrónicos, mensajes y hojas de cálculo.
Llevar más de ocho herramientas y canales de comunicación a un solo entorno operativo también creó una fuente de verdad confiable para la empresa. Todos pueden trabajar con la misma información, con una visibilidad clara de las reservas, los itinerarios, los proveedores, los pagos y las responsabilidades internas.
Lo más importante es que una mayor eficiencia tras bambalinas ha fortalecido el servicio que reciben los huéspedes. El equipo puede anticiparse a los problemas, responder más rápido y coordinar experiencias cada vez más complejas sin perder la atención personalizada que se espera de una empresa de gestión de destinos de lujo.
PXM Explore ahora cuenta con una red operativa escalable capaz de soportar mayores volúmenes de reservas, nuevos servicios, proveedores adicionales y su creciente oferta de viajes corporativos.
Reducción del 52% en la administración manual de reservas
Coordinación con proveedores un 70% más rápida
Más de 8 herramientas y canales de comunicación desconectados consolidados
Una vista conectada de cada experiencia de los huéspedes
Resultado
PXM Explore obtuvo la base operativa para crecer mientras protege el servicio atento y personalizado que define la esencia de su marca.
Menos administración. Mayor visibilidad. Una experiencia de huésped más escalable.
La nueva plataforma transformó una colección de procesos fragmentados en un sistema operativo conectado que cubre casi todas las etapas del recorrido del cliente.
La administración manual de reservas se redujo en un estimado del 52 %, lo que le brinda al equipo más tiempo para enfocarse en los huéspedes, los socios y el crecimiento del negocio.
Los flujos de trabajo automatizados con proveedores redujeron el tiempo dedicado a coordinar reservas y confirmaciones en aproximadamente un 70 %. El equipo de operaciones ahora puede ver qué servicios se han confirmado, qué necesita cada proveedor y dónde se requiere acción sin tener que buscar entre correos electrónicos, mensajes y hojas de cálculo.
Llevar más de ocho herramientas y canales de comunicación a un solo entorno operativo también creó una fuente de verdad confiable para la empresa. Todos pueden trabajar con la misma información, con una visibilidad clara de las reservas, los itinerarios, los proveedores, los pagos y las responsabilidades internas.
Lo más importante es que una mayor eficiencia tras bambalinas ha fortalecido el servicio que reciben los huéspedes. El equipo puede anticiparse a los problemas, responder más rápido y coordinar experiencias cada vez más complejas sin perder la atención personalizada que se espera de una empresa de gestión de destinos de lujo.
PXM Explore ahora cuenta con una red operativa escalable capaz de soportar mayores volúmenes de reservas, nuevos servicios, proveedores adicionales y su creciente oferta de viajes corporativos.
Reducción del 52% en la administración manual de reservas
Coordinación con proveedores un 70% más rápida
Más de 8 herramientas y canales de comunicación desconectados consolidados
Una vista conectada de cada experiencia de los huéspedes